(Quy trình Xử lý Tiền mặt – Chuẩn An toàn & Chính xác 5⭐)
Song ngữ Anh – Việt

1. Purpose (Mục đích)

Ensure all cash transactions are handled securely, accurately, transparently, and professionally — eliminating errors, losses, and potential fraud.

Đảm bảo mọi giao dịch tiền mặt được xử lý an toàn – chính xác – minh bạch – chuyên nghiệp, loại bỏ sai sót và rủi ro thất thoát.

2. Scope (Phạm vi)

Áp dụng cho:

• Cashier

• Server (khi nhận thanh toán tại bàn)

• Captain

• Supervisor

• Manager On Duty

3. Core Principles (Nguyên tắc cốt lõi)

4. Responsibilities (Trách nhiệm)

• Cashier: Xử lý tiền, lưu bill, kiểm soát ngăn kéo.

• Server: Bàn giao bill, nhận tiền (nếu thanh toán tại bàn), kiểm tra tiền lớn.

• Manager: Kiểm tra cuối ca, xử lý sai lệch.

5. Tools (Dụng cụ)

• Ngăn kéo tiền (cash drawer)

• Máy in bill

• POS/Tablet

• Bìa niêm phong tiền

• Hồ sơ Cash Log

• Sổ ca (Shift Report)

• Thiết bị kiểm tra tiền giả

⭐ 6. Full Procedure (Quy trình chi tiết 5⭐)

STEP 1 — PRESENT THE BILL (ĐƯA HÓA ĐƠN)

Script EN

“Here is your check. Please take your time.”

Script VI

“Dạ đây là hóa đơn của mình, anh/chị xem giúp em nhé ạ.”

✔ Đưa bằng hai tay
✔ Không đặt sát người khách
✔ Không hỏi ngay: “Tiền mặt hay chuyển khoản?”

STEP 2 — RECEIVE CASH (NHẬN TIỀN MẶT)

Khách trao tiền → server/cashier phải:

✔ 1. Kiểm tra tiền

• Tiền lớn (500.000đ – 1.000.000đ) kiểm bằng máy hoặc bút kiểm

• Hóa đơn quá cũ, rách → phải báo khách lịch sự

✔ 2. Lặp lại số tiền khách đưa

EN: “Received one million, thank you.”
VI: “Dạ em nhận 1 triệu từ anh/chị ạ.”

✔ 3. Không nhét vào túi cá nhân

❌ Tuyệt đối không để vào túi áo, túi quần
✔ Phải để ngay vào ngăn kéo tiền

STEP 3 — COUNT THE CHANGE (ĐẾM TIỀN THỪA)

Nguyên tắc vàng:

✔ Đếm 2 lần
✔ Đếm trước mặt khách
✔ Đếm theo thứ tự tờ lớn → nhỏ

Script EN

“Your change is… (đếm rõ ràng).”

Script VI

“Tiền thừa của mình là… (đếm từng tờ).”

STEP 4 — HAND OVER CHANGE & RECEIPT (TRA TIỀN THỪA + HÓA ĐƠN)

✔ Đưa tiền bằng hai tay
✔ Hóa đơn luôn kẹp trên cùng
✔ Đưa theo hướng dễ nhận

Script EN

“Here is your change and your receipt. Thank you very much.”

Script VI

“Dạ đây là tiền thừa và hóa đơn của anh/chị. Em cảm ơn anh/chị ạ.”

STEP 5 — CASH DRAWER RULES (QUY TẮC NGĂN KÉO TIỀN)

STEP 6 — VOID / DISCOUNT / REFUND (HỦY BILL / GIẢM GIÁ / HOÀN TIỀN)

Chỉ Manager được phép duyệt.

Trình tự:

1. Giải thích ngắn gọn

2. Manager xác nhận

3. Ghi vào Cash Log

4. In lại bill điều chỉnh

5. Bàn giao lại cho khách

✔ Mọi void phải có lý do rõ ràng
✔ Mọi giảm giá phải có mã / chữ ký quản lý

STEP 7 — END OF SHIFT CASH COUNT (KIỂM TIỀN CUỐI CA)

Chuẩn 5⭐

• 2 người kiểm: cashier + supervisor

• Kiểm theo thứ tự: tiền giấy → tiền xu → voucher → slip chuyển khoản

• Đối chiếu với POS → phải khớp 100%

Nếu lệch:

• ≤ 30.000đ → nhắc nhở

• 30.000đ → lập biên bản, báo Manager

• 200.000đ → báo cấp quản lý cao hơn

STEP 8 — CASH LOG & REPORTING (GHI CHÉP & BÁO CÁO)

Mỗi ca phải có:
✔ Tổng thu tiền mặt
✔ Tổng tiền thừa trả khách
✔ Void/discount/refund
✔ Sai lệch
✔ Ghi chú sự cố (nếu có)

Manager ký duyệt cuối ca.

STEP 9 — SECURITY & FRAUD PREVENTION (PHÒNG NGỪA RỦI RO)

Tuyệt đối cấm:

❌ Trộn tiền tip với tiền nhà hàng
❌ Tự ý đổi tiền cho khách
❌ Giữ tiền mặt ngoài hệ thống
❌ Mượn tạm tiền trong ngăn kéo
❌ Đưa bill chậm để “giữ tiền dư”

Bắt buộc:

✔ Đếm tiền công khai
✔ In bill
✔ Kiểm soát tiền mệnh giá lớn

10. Professional Etiquette (Tác phong chuyên nghiệp)

✔ Mỉm cười khi nhận và trả tiền
✔ Giọng nhẹ nhàng, không gấp gáp
✔ Không nhăn mặt khi khách đưa tiền lẻ
✔ Không nói “Thiếu rồi đó anh!”
→ phải lịch sự:

EN: “I’m sorry, the amount is a bit short. May I double-check with you?”
VI: “Dạ em xin phép kiểm tra lại, hình như còn thiếu một chút ạ.”

11. KPIs (Chỉ số đánh giá)

12. Emergency Handling (Tình huống khẩn cấp liên quan đến tiền)

Trường hợp 1 — Khách đưa tiền giả

• Không buộc tội khách

• Lịch sự xin tiền khác

• Báo quản lý

• Lưu vào Cash Log

Trường hợp 2 — Khách cố tình gian lận tiền thừa

• Đếm lại trước mặt khách

• Giải thích nhẹ nhàng

• Có quyền mời quản lý vào hỗ trợ

Trường hợp 3 — Mất tiền trong ca

→ Báo ngay Manager
→ Khóa ngăn kéo
→ Kiểm quỹ toàn bộ
→ Lập biên bản